如何高效规划千人大会？数字化会议管理的实战经验分享！建议收藏！
在这篇文章中，我们将深入探讨如何利用数字化工具和策略，高效规划和管理一场千人大会。我们将分享实战经验和实用的数字化会议管理工具，提供实用的建议和技巧，帮助大家高效筹备大型会议。无论你是经验丰富的会议策划者，还是初次尝试的新手会务，又或是打算举办会议、活动的企业决策者，这篇文章都将为你提供宝贵的参考。
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首先，让我们先来看一份优秀案例：帆软千人大会的数字化应用实践。
2024年9月7日，帆软第六届智数大会于杭州圆满落幕。本届大会吸引了来自全球1400+观众线下参会，近2万名观众线上观看直播。大会以“智见·数质新生”为主题，开设一个主论坛，六大行业分论坛，四大产品及场景应用论坛，围绕数据要素、智能分析、数字人才等话题，共同探讨企业数据价值。
1400+、2万名线上观众……大会是如何利用数字化工具和策略，高效管理流程的呢？
一起来看智数大会的经验总结。
一、数字化会议整体规划
帆软举办智数大会的宗旨，是面向客户搭建高质量的交流平台，始终把客户体验放在第一位，因此在会议规划过程中，设定了2个方向的目标：
1、对客户：提升客户在活动流程关键触点的体验
- 会议环节：报名→审核→报名成功→签到入住→参会→送别
- 资料获取：嘉宾资料获取，视频回看
- 客户调研：满意度调研，客户建议回收
2、对企业：提高整体活动质量，业务数据端到端
- 从收益的视角：公司经营视角，能看到活动的投入和产出情况；
- 从流程的视角：客户参与活动的关键流转节点有数可循，帮助公司能从活动的流程关键节点，看执行的效果，比如：邀约人数、到场人数（流失率），影响机会数，影响产品机会数，投产比；
- 从数据的视角：数据加以利用，抽取关键的分析维度指标，去做精细化的分析，帮助公司更好地管理客户运营的流程。
二、精细化管理邀约环节
1、一人一码，精细化管理邀约数据
第六届帆软智数大会报名入口设置在帆软小程序，帆软员工可在帆软小程序生成个人专属邀约海报，发送给客户进行会议邀约。邀约人可以在后台看到通过扫描自己专属邀约海报报名的客户。
参会人填写报名信息后，基于FineDataLink 数据开发功能实现报名数据、审核数据同步传输，参会人在小程序填写报名信息后，数据同步至平台，帆软工作人员在平台进行报名信息审核，审核通过的客户数据回传小程序，在小程序端自动生成参会二维码，用于现场签到使用。
2、搭建数据监控看板，多维度监控邀约情况
本届智数大会总计开放1100个客户线下参会名额，分配给10个销售大区，客户报名数据由小程序传到平台后，会务组灵活搭建了大会邀约监控看板，监控各销售大区的邀约目标完成情况，并且结合参会企业的行业属性和合作状态，从行业维度以及企业合作状态分析参会企业结构。
此外，还根据客户报名时填写的论坛参与字段，分析了客户对于各分论坛参与兴趣度，为大会内容准备提供参考。
3、自动化短信推送，省时、高效、便捷
客户报名后，需要通过多次短信发送大会参会相关信息，会务组通过智能助手功能实现短信自动化推送，当用户报名通过审核后，系统自动发送审核通过短信。
三、智能化签到、入场
1、高效电子签到，提升参会体验
对于1400多人的大会来说，签到环节的压力非常大，签到的工作人员需要精准识别客户信息，发放参会证、餐券、房券等一系列物料，这个环节容易出错，影响客户参会体验，既要保证签到流程流畅快速，又要保证签到物料发放准确无误，因此会务组在报名、签到系统的流程设计上进行了充分考虑。
大会签到处设置演讲嘉宾、媒体、伙伴、参会嘉宾等多个通道，会前，会务组根据参会嘉宾信息提前进行通道分流，避免单个通道签到拥堵情况，利用智能助手发送动态参数短信，提醒每个参会嘉宾到达现场后前往对应通道进行签到。
会务组制作了大会签到系统，通过扫码枪扫描参会嘉宾小程序中的门票二维码信息，关联展示参会嘉宾的企业、职位、房间类型、责任销售、行业通道、同住人等信息，签到处工作人员根据参会人信息发放房券、餐券，并打印胸牌贴纸，粘贴到参会证上。贴纸上展示参会嘉宾姓名、职位、企业、参会二维码凭证。
客户完成签到后，对应责任销售企业微信会立刻收到提醒，提示其所邀约的客户已经完成签到，及时在会场联系客户。
2、智能化入场管理，精准数据统计
为了确保大会的有序进行，会务组在会场入口设置有障碍闸机。参会者持参会证刷闸机即可快速通过，进入会场。这种智能化的入场管理方式，提高了入场效率，采集入场数据，为大会的组织者提供了更为精确的参会数据。
为了精准识别参会者参与了哪些分论坛，会务组在分论坛入口设置手持PDA，扫描参会凭证上的二维码进行身份识别，便于会后为参会者精准推送大会演讲资料。
四、展区实时大屏幕 会议信息全知道
大会开展期间，会务组通过FineVis开发了实时大屏看板，展示实时签到情况和分论坛情况，参会嘉宾在签到区签到后，数据将实时推送给模板组件，进行数据无感刷新。
同时，为了方便参会嘉宾查看论坛分布、主题介绍，及时获取大会信息，会务组对大会现场进行了模拟建模，用FineVis将3D模型和二维图表、文字等组件结合，将数据进行实时透明，并通过三维结构呈现，现场观众可以清晰查看大会布局以及分论坛热度，会务人员也能根据实时数据情况做好工作安排。
五、活动效果复盘用数据说话
1、随时随地记录客户情况，复盘不拖沓
活动前，会务组利用简道云搭建了客户复盘填报表，客户完成签到后，通过简道云自动为责任销售创建复盘待办，提醒责任销售及时记录客户情况，进行活动复盘。责任销售提交复盘信息后，同步至客户信息系统中。
2、指标量化，数据检验活动效果
一场活动结束后，围绕会议活动各个环节，抽取数据指标，搭建活动数据分析看板，检验活动最终效果与价值。
六、总结
通过本文的分享，我们了解到数字化会议管理在高效规划千人大会中的重要性和实际应用。从前期的会议策划、注册管理，到现场的互动交流、数据追踪，再到后期的反馈收集和效果评估，数字化工具和平台为会议的每个环节提供了强大的支持。
帆软软件深耕数字行业，能够基于强大的底层数据技术，为企业打破数据孤岛，搭建数据仓库，梳理指标体系。并企业提供数据仓库的上层应用生产力，结合强大的数据产品，打造全面、易用、直观的报表系统和数据分析平台，涵盖了经营、财务、绩效、风险和监管等多个方面。帆软旗下产品——FineVis，是一款专为大屏幕数据可视化设计的工具，它专注于提供易于使用且专业的解决方案，以满足监控、展示和报告等多种大屏使用场景的需求。该产品继承了强大的数据集成能力和稳健的平台管理功能，同时进一步开发了专业的大屏编辑器，并对大屏资产的管理和发布流程进行了优化，从而为用户提供了一个功能强大且用户友好的大屏可视化工具。
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