项目管理-采购管理
1、定义：项目采购管理包括从项目团队外部采购或获取所需产品、服务或成果的各个过程。
2、项目采购管理过程
1）规划采购管理：记录项目采购决策、明确采购方法，及识别潜在卖方的过程 作用 确认是否从项目外部获取货物和服务， 并且确定什么时间 什么方法获取 什么服务
2）实施采购 获取卖方答应、选择卖方并授予合同的过程 作用 是选定合同卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议 最后成果是签订协议 正式的合同
3）控制采购 管理采购关系 监督合同绩效 实施必要的变更和纠偏 以及关闭合同的过程 作用是确保买卖双方履行法律协议，满足项目需求
裁剪因素：采购复杂性 治理和法规环境 承包商的可用性
| 过程 | 输入 | 工具和技术 | 输出 |
| 规划采购管理 | 立项管理文件 项目章程 项目管理计划 项目文件（风险登记册 干系人登记册 需求文件 跟踪需求矩阵 里程碑清单 资源需求 项目团队派工单） 事业环境因素 组织过程资产 | 专家判断 数据收集 数据分析 供方选择分析 会议 | 采购管理计划 采购策略 采购工作说明书 招标文件 自制或采购决策 独立成本估算 供方选择标准 变更请求 项目文件（经验教训登记册 需求文件 需求跟踪矩阵 资源日历风险登记册 干系人登记册） 组织过程资产 |
| 实施采购 | 项目管理计划 项目文件 需求文件 项目进度计划 风险登记册 干系人登记册 经验教训登记册 采购文档 卖方建议书 事业环境因素 组织过程资产 | 专家判断 广告 投标人会议 人际关系与段团队技能 谈判 | 选定的卖方 协议 变更请求 项目管理文件 项目文件（经验教训登记册 需求文件 需求跟踪矩阵 资源日历 风险登记册 干系人登记册） 组织过程资产 |
| 控制采购 | 项目管理文件 项目文件（假设日志 需求文件 需求跟踪矩阵 里程碑清单 风险登记册 干系人登记册 质量报告 经验教训登记册） 采购文档 协议 工作绩效数据 批准的变更请求 事业环境因素 组织过程资产 | 专家判断 索赔管理 数据分析 检查 审计 | 采购关闭 采购文档 工作绩效信息 变更请求 项目管理计划 项目文件（经验教训登记册 资源需求 需求跟踪矩阵 风险登记册） 组织过程资产 |
3 规划采购管理
1）步骤：
a)准备采购工作说明书 SOW/工作大纲 TOR
b)准备高层级的成本估算，制定预算
c) 发布招标广告
d)确定合格卖方的名单
e)准备并发布招标文件
f）由卖方准备并提交建议书
g)对建议书开展成本评估
h)准备最终的综合评估报告，选中中标建议书
i）结束谈判 买卖签署合同
2)市场调研：考察行情，具体卖方的能力
3）自制或外购分析：用于确定某项工作或可交付成果最好是由项目团队自行完成，还是应该从外部采购 考虑因素 组织当前的资源配置及技能和能力 对专业技术的要求 不愿承担永久雇佣的义务 对独特技术专长的需求 评估与每个自制或外购决策相关的风险
4）供方选择分析：应该在采购文件中写明评估方法 让投标人了解将会如何被评估。 选择方法：成本最低 仅凭资质 基于质量或技术方案得分 基于质量和成本 唯一来源 固定预算
5）采购管理计划 内容：
a)如何协调采购与项目的其他工作，
b)开展重要采购活动的时间表
c)用于管理合同的采购测量指标
d)与采购有关的干系人角色和职责
e)可能影响采购工作 制约因素和假设条件
f)司法管辖权和付款货币
g)是否需要编制独立预算，以及是否应将其作为评价标准
h)风险管理事项，包括 对履约保函和保险合同的要求，减轻某些项目风险
i)拟使用的预审合格的卖方
6）采购策略：规定项目交付方法、具有法律约束力的协议类型，如何在采购阶段推进采购进展
7）采购工作说明书：详细描述拟采购的产品、服务或成果 以便潜在的卖方确定有能力提供此类产品， 包括：规格，所需数量、质量水平、绩效数据，履约时间、工作地点和其他要求。
8）工作大纲 内容
a)承包商需要执行的任务，所需的协调工作
b)承包商必须达到适用的标准
c)需要提交批准的数据
d)合同应履行的全部数据和服务的详细清单
e）关于初始成果提交和审查的进度计划
9）招标文件：用于向潜在卖方征求意见书
10）使用不同文件条件
a)信息邀请书（RFI）：
b)报价邀请书（RFQ）
c)建议邀请书（RFP）
11）供方选择标准：能力和潜能 产品成本和生命周期成本 交付日期 技术专长和方法 具体相关经验 用于响应工作说明书的工作方法和工作计划 关键员工的资质 、可用性和胜任力 组织的财务稳定 管理经验 知识转移计划 培训计划
4 实施采购
1）采购文档：用于达成法律协议的各种书面文件
2）卖方建议书
3）广告
4）投标人会议
5）选定的卖方
6）合同 是对双方都具有约束力的协议 包括a)采购工作说明书/主要的可交付成果b)进度计划 里程碑 c)绩效报告 d)定价和支付条款 e)检查 质量和验收标准 f)担保和后续产品支持 g)激励和履约保函 h)下属分包商批准 i)一般条款和条件 j)变更请求处理 k)终止条款和替代争议解决方法
5控制采购
1）检查
2）审计
3）采购关闭
6 项目合同管理
1）合同分类 ;
a)按照项目规划范围：总承包合同，单项工厂承包合同 分包合同
b）项目付款方式： 总价合同 成本补偿合同 工料合同
c）总价合同分类： 固定总价（FFP） 总价加激励费用 总价加经济价格调整 订购单
d）成本补偿合同： 成本加固定费用 成本加激励费用 成本加奖励费用
2）要根据项目实际情况和外界条件的约束来选择合同
a)工作范围明确 且项目设计已具备详细的细节 则使用总价合同
b)工作性质清楚，但范围不是很清楚，且工作环境不复杂，有需要快速签订合同 则使用工料合同
c）工作范围尚不清楚 则使用成本补偿合同
d)双方分担风险 使用工料合同，买房承担风险 成本补偿合同 卖方承担风险 总价合同
e) 购买标准产品，数量不大 使用 单边合同
项目合同包含内容 ：项目名称 标的内容和范围 项目质量要求 项目的计划 进度 地点 地域 和方式 项目建设过程中的各种期限 技术情报和资料的保密 风险责任的承担 技术成果是归属 验收的标准和方法 价款报酬及其支付方式 解决争议的方法 名词术语解释
7）合同管理 签订管理 履行管理 变更管理 档案管理 索赔管理
a)合同签订之前做好三项工作1）市场调查 2）进行潜在合作伙伴的资质调查 3）了解相关环境
为使签约双方有一致的理解：1）使用国家/行业标准的合同格式 2）卖方应认真审阅买方拟定的合同条款3）对合同中质量条款具体写清 规格型号 适用标准 4）对于合同中需要变更 转让解除的内容应详细说明5）如有附件 对附件内容精心备注 保持与主合同一致 6）投标书 正式合同 附件都有 要列明适用顺序 7）可以到公证机关公证 8）避免方案变更导致工程变更 引发误解 9）注意合同内容前后一致
b)合同履约管理重要内容
解决争议顺序：协商 调解 仲裁 诉讼
c)合同变更管理
特征：双方当事人协商一致 改变了合同内容 变更法律后果将是新的债权和债务关系
条件：双方当事人协商 不损害国家社会利益 不可抗拒力导致义务不能履行 另一方在合同约定期间内履行合同并在推迟履行期限内仍未履行
合同变更文件必须以书面形式提出
4）合同档案管理
5）合同索赔管理
a）索赔目的：工期索赔 费用索赔
b)索赔依据 ：合同规定的索赔 非合同规定索赔
c)索赔业务性质 工程索赔 商务索赔
d）索赔处理方式： 单项索赔 总索赔
索赔原则： 索赔以合同为依据 注意资料的积累 及时、合理地处理索赔 加强索赔的前瞻性
| 步骤 | 说明 |
| 提出索赔要求 | 索赔方以书面索赔通知书形式，在索赔事项发生后28天内 向监理工程师正式提出索赔意向通知 |
| 报送索赔资料 | 在索赔通知书发出28天内 向监理工程师提出延长工期和补偿经济损失的 索赔报告和资料 |
| 监理工程师答复 | 收到索赔资料 于28天内给与答复 |
| 监理工程师逾期答复后果 | 28天内未答复 视作索赔已经认可 |
| 持续索赔 | |
| 仲裁与诉讼 | 监理工程师答复 索赔方 发包方不能接受 即进入 仲裁或诉讼程序 |